Como conferir as notas lançadas

A consulta de notas lista as entradas já registradas. É a tela usada para conferir com a contabilidade, achar uma nota específica e revisar o que entrou num período.

1. Abra a consulta

   Vá em Estoque → Consulta de Notas.

   

2. Escolha por qual data filtrar

   Informe Ínicio: e Término: e marque se o período vale para a Data Inserção — o dia em que alguém lançou no SAG, que é a opção que vem marcada — ou para a Data Emissão, a data que está na nota do fornecedor.

   A distinção resolve muita dúvida: nota emitida em 30 de março e lançada em 2 de abril aparece em março por emissão e em abril por inserção. Para fechar o mês com a contabilidade, troque para Data Emissão.

3. Refine

   Filtre por Fornecedor, por Status — Todos, Concluídas ou Registrando — e use o campo Filtro, que busca por chave ou número da nota.

4. Aplique

   Clique em filtrar.

5. Abra a nota

   Dê um duplo clique na linha para abrir a entrada com os itens, quantidades e valores como foram lançados.

Retomar uma nota em Registrando

O duplo clique é o caminho para terminar uma entrada que ficou pela metade: a nota abre no mesmo ponto em que parou, e dali você conclui com inserir nota. Veja como lançar a entrada de uma nota.

Lendo a lista

As colunas são, nessa ordem: COD, INSERÇÃO, EMISSÃO, FORNECEDOR, NÚMERO, TOTAL, STATUS e USUÁRIO.

Ter INSERÇÃO e EMISSÃO lado a lado é o que deixa visível o atraso no lançamento: nota emitida no dia 3 e inserida no dia 20 mostra que a mercadoria ficou quase três semanas no estoque físico sem existir no sistema.

A coluna USUÁRIO costuma ser a mais útil quando algo saiu errado: mostra quem lançou aquela entrada, e é com essa pessoa que se descobre o que aconteceu na conferência.

Nota em Registrando é entrada inacabada

Concluídas são as entradas que foram gravadas por inteiro. Registrando é entrada que começou e não terminou — alguém fechou a tela no meio, ou faltou resolver as faturas. Enquanto está assim, a mercadoria não entrou no estoque de verdade. Filtre por Registrando de vez em quando: nota parada aí é estoque faltando no sistema.

Excluir uma entrada

O botão de excluir na linha remove a entrada, mas o SAG protege o histórico: recusa excluir quando já existe inventário ou ajuste de estoque daqueles produtos feito depois da entrada, porque apagar a entrada mudaria um saldo que já foi apurado depois.

Nesses casos a mensagem é “Não foi possível excluir a entrada de nota. Existe um inventário dos produtos feito após a entrada.” — e o caminho passa a ser corrigir por ajuste, não por exclusão.

Para que serve na prática

• Fechamento com a contabilidade — conferir se todas as notas do mês foram lançadas, filtrando por Data Emissão.
• Divergência de estoque — quando um produto está com saldo estranho, olhar as últimas entradas dele costuma explicar.
• Negociação — ver quanto e quando se comprou de cada fornecedor, para chegar na conversa com número.
• Achar uma nota específica — o campo Filtro aceita a chave, útil quando a contabilidade manda só o número da chave.

Nota que não foi lançada

Se a contabilidade tem uma nota que não aparece aqui, a mercadoria entrou sem registro: o estoque está menor do que o real e a conta a pagar pode não existir. Lance a entrada com a data de emissão original.