Como emitir uma nota fiscal eletrônica

A NF-e modelo 55 é usada quando a venda é para outra empresa, quando há transferência entre estabelecimentos ou quando o cliente exige nota com destinatário identificado — situações em que a nota do consumidor não serve.

A tela do emissor é dividida em abas, e vale percorrê-las na ordem. O que falta em uma aba costuma aparecer como rejeição depois de transmitir.

Sem certificado digital não abre

Se o SAG avisar que não há certificado digital vinculado, a emissão para aí. É o certificado que assina a nota. Veja como migrar do SAT para a NFC-e, onde o certificado é tratado.

Preenchendo a nota

1. Abra o emissor

   Vá em NFe → Emitir. Série e Número já vêm da configuração.

   

2. Complete o Cabeçalho

   Os campos com asterisco vermelho são obrigatórios: Natureza da Operação, Documento (Entrada ou Saída), Finalidade (Normal, Complementar, de Ajuste ou Devolução de Mercadoria), Destino (Interna, Interestadual ou com Exterior), Atendimento e o Município. Marque Consumidor Final quando a mercadoria não vai ser revendida.

3. Escolha o destinatário

   Na aba Destinatário, busque o Cliente pelo nome ou documento. Se ele ainda não existe, o botão ao lado do campo abre o cadastro. Confira CPF/CNPJ, IE e o Tipo — Não Contribuinte, Contribuinte ICMS ou Contribuinte Isento.

4. Confira o endereço

   Preencher o CEP completa o endereço sozinho. Endereço incompleto é motivo frequente de rejeição, e o Email é o que o botão de envio vai usar depois.

5. Lance os produtos

   Na aba Produtos, busque o item, informe a Quantidade e clique em Adicionar. A grade mostra NCM, CFOP e valores de cada linha; um duplo clique na linha abre os impostos daquele item para conferência.

6. Informe o transporte

   Na aba Transporte, escolha a Modalidade de Frete e, quando houver, a Transportadora. Em Informações Adicionais ficam placa, UF e o cadastro de Volumes.

7. Gere as faturas, se for a prazo

   Na aba Faturas, escolha a Espécie, o número de Parcelas e a Data do primeiro vencimento, e clique em Gerar. As linhas geradas podem ser editadas uma a uma. Com a integração financeira ligada, essas parcelas viram contas a receber.

8. Revise os Totais

   A aba Totais é só leitura: ela mostra o que foi calculado a partir dos itens — BC do ICMS, ICMS, ICMS ST, PIS, COFINS, IPI, CBS, IBS, frete, desconto e Total Nota. Se algum valor estiver estranho, o problema está na tributação do produto, não aqui.

Validar, emitir e enviar

Os botões do rodapé mudam conforme o estado da nota:

Botão	Quando aparece e para que serve
Salvar	Enquanto a nota é editável. Guarda como Em Digitação para continuar depois
Validar	Confere o preenchimento antes de transmitir. Use sempre: é mais rápido corrigir aqui do que interpretar rejeição
Emitir	Assina e transmite para a SEFAZ
DANFE	Depois de autorizada, gera o documento para acompanhar a mercadoria
XML	Salva o arquivo da nota autorizada
Email	Envia nota e XML para o e-mail do destinatário
Carta de Correção	Corrige informação secundária de nota já autorizada
Cancelar	Cancela a nota, dentro do prazo permitido

Autorizada, a nota passa a exibir a Chave no alto da tela.

Ambiente de Homologação

Se aparecer a tarja vermelha Ambiente de Homologação no alto da janela, as notas emitidas são de teste e não têm valor fiscal. Para valer, o ambiente precisa estar em Produção — veja como configurar a emissão de NF-e.

Atalhos da própria tela

No alto da janela do emissor há dois acessos que poupam caminho: Perfil De Imposto, que preenche o cabeçalho e a tributação de uma vez, e Gerenciador, que abre a lista de notas.

A nota foi rejeitada

A SEFAZ devolve o motivo, e ele fica visível no gerenciador. Os casos mais comuns são tributação do produto e dados do destinatário. Veja como corrigir a tributação de um produto e como gerenciar as notas emitidas.