Como lançar a entrada de uma nota

A entrada de nota faz três coisas ao mesmo tempo: soma a mercadoria ao estoque, atualiza o custo dos produtos e registra o compromisso financeiro com o fornecedor. Por isso é o lançamento que mais merece atenção na rotina de recebimento.

A tela tem quatro abas, e o trabalho anda nessa ordem: Dados da nota, Itens, Totais e Faturas.

Trazer a nota para dentro

Digitar item por item é o último recurso. O menu Importar traz a nota pronta de quatro formas:

Opção	Quando usar
Arquivo XML	Você tem o XML que o fornecedor mandou por e-mail
Chave de Consulta	Você tem só a chave de 44 dígitos, no DANFE impresso
Consultas Notas Recebidas	Nem XML nem chave: o SAG lista as últimas notas recebidas e você escolhe
Importar Pedido de Compra	A compra nasceu de um pedido feito no SAG

Nota sem XML na mão

Consultas Notas Recebidas resolve o caso mais comum do balcão: a mercadoria chegou, o fornecedor não mandou o arquivo e ninguém quer digitar. A nota costuma já estar lá.

A tela de notas recebidas

Consultas Notas Recebidas busca na Receita as notas emitidas contra o CNPJ da loja. Para isso ela precisa do certificado digital configurado — sem ele o SAG avisa e não abre.

Nos filtros, além do período em De e à e do campo Filtro, há dois que fazem a tela render:

• Status — a situação da manifestação de cada nota.
• Estoque — Todas, Importadas ou Não importadas. Deixar em Não importadas mostra exatamente o que ainda falta dar entrada.

A lista traz CHAVE, EMITENTE, TOTAL, STATUS, CNPJ e DATA, e cada linha tem os botões de Excluir, Manifestar NFe, XML, DANFE e, quando cabe, Gerar nota de devolução.

No menu Opções ficam Atualizar NFe Online, que faz uma nova consulta à Receita, Importar XML, Selecionar Múltiplos para trabalhar em lote, e as ações de Gerar XMLs e Enviar por email — úteis para mandar o pacote do mês ao contador.

Manifestar a nota

Manifestar é responder à Receita o que a loja tem a dizer sobre uma nota emitida contra ela. São quatro respostas, no botão Manifestar:

Manifestação	O que significa
Ciencia da operação	“Vi que existe uma nota para mim”, sem confirmar nada ainda
Confirmação de operação	A mercadoria chegou e é essa mesma
Desconhecimento da operação	Não reconheço essa compra
Operação não realizada	A compra existiu mas foi desfeita, ou a mercadoria voltou

Manifestar não é dar entrada

Manifestação é resposta fiscal ao emissor; entrada é movimento de estoque. As duas coisas são independentes: dar entrada não manifesta, e manifestar não soma estoque. Nota devolvida no ato costuma pedir manifestação, mas nunca entrada.

O botão Gerar nota de devolução parte da nota recebida para emitir a devolução da mercadoria ao fornecedor. É operação fiscal, com regras próprias de CFOP e imposto — na primeira vez, fale com o suporte ou com a contabilidade antes.

Passo a passo

1. Abra a entrada de nota

   Vá em Estoque → Entrada de Nota.

   

   

2. Importe ou preencha os dados da nota

   Use o menu Importar, no canto superior esquerdo. Se for digitar, a aba Dados da nota pede Numero, Série, Data da Emissão — que já vem com a data de hoje — e a Chave.

   No Fornecedor, digite para pesquisar; a lupa abre a busca completa e o + cadastra um fornecedor novo sem sair da tela. O campo Obs guarda o que você quiser lembrar depois sobre essa entrega.

   A opção Pedido de Compras fica cinza até você escolher o fornecedor. Depois disso ela libera, para amarrar a nota a um pedido já feito.

3. Vincule os produtos, na primeira compra do fornecedor

   Ao importar o XML, se o SAG não souber a que produto seu corresponde cada item da nota, a janela Vinculação de Código do Fornecedor abre sozinha. Ela lista o que veio da nota — COD. e DESCRIÇÃO do fornecedor, QTD.RECEBIDA NFE e CUSTO FORNECEDOR — e espera que você diga qual é o produto correspondente no seu cadastro.

   Em cada linha, digite para pesquisar o seu produto, use a lupa para a busca completa ou o + para cadastrar o produto na hora.

   

4. Informe a unidade recebida e a quantidade que entra

   Ainda na vinculação, preencha a UND. RECEBIDA e a QTD. ENTRADA de cada linha. É aqui que se resolve a diferença de unidade: o fornecedor faturou 1 caixa, mas entram 12 unidades no seu estoque.

   O CUSTO ENTRADA é recalculado a partir disso — o total do item dividido pela quantidade que realmente entra. Clique em salvar.

   A janela só fecha quando todos os itens estiverem vinculados; se você cancelar, a importação é abandonada. E o SAG guarda a conversão amarrada ao par produto + fornecedor: da próxima nota desse fornecedor ela já vem aplicada.

5. Confira as quantidades item a item

   Na aba Itens, a grade traz duas colunas de quantidade que são fáceis de confundir: Qtd.Recebida NFe é o que o fornecedor faturou, na unidade dele, e Qtd.Entrada é o que vai entrar no seu estoque, na sua unidade. É o resultado da vinculação.

6. Corrija a conversão depois, se precisar

   Errou a conversão, ou o fornecedor mudou a embalagem? Selecione o item na aba Itens e use Informações de Quantidade para rever a Und. Recebida, a Qtd.Recebida NFe e a Qtd. Entrada. O preço de custo é recalculado sozinho.

7. Confira o custo real

   Ainda na aba Itens, expanda a linha do produto. O CUSTO REAL considera Frete e Acréscimos, Desconto e os tributos (ICMS, ICMS ST, ICMS DIFAL, IPI). É esse valor, e não o preço da nota, que representa quanto o produto custou de fato.

   Ao lado fica o Último Custo, que é o custo registrado antes desta entrada. Comparar os dois é a forma mais rápida de perceber que o fornecedor aumentou.

8. Verifique a margem

   A coluna MarkUp mostra o percentual entre o preço de venda e o preço de custo. Se o custo subiu, é aqui que você descobre que o preço de venda precisa ser revisto — antes de gravar, não depois.

9. Lance frete, acréscimo e desconto

   Na aba Totais, os campos Frete, Acréscimo e Desconto valem para a nota inteira, e o SAG distribui o valor proporcionalmente entre os itens. É o que faz o custo de cada produto sair certo.

10. Monte as faturas

    Na aba Faturas, marque Gerar Faturas, informe o número de Parcelas e o Vencimento da primeira. Escolha Conta, Especie, Categoria e, se houver, o Nº Boleto.

    A grade abaixo mostra cada parcela com descrição, data, valor e categoria, e dá para ajustar linha a linha. Marque Paga só nas parcelas que já foram pagas neste momento.

11. Grave a entrada

    Clique em inserir nota. O estoque é somado, o custo dos produtos é atualizado e as contas a pagar do fornecedor entram no financeiro.

salvar e inserir nota fazem coisas diferentes

salvar guarda o que você já digitou e deixa a nota pela metade, com status Registrando — o estoque não é somado. Serve para a entrega grande que você conferirá em duas etapas. inserir nota é o que fecha a entrada de verdade.

Nota esquecida em Registrando é estoque faltando no sistema sem ninguém perceber. Confira de vez em quando pela consulta de notas, filtrando por esse status.

Não lance sem conferir a quantidade física

Entrada lançada pelo que está na nota, sem contar o que chegou, é a origem mais comum de estoque errado. A diferença aparece semanas depois, no inventário, quando ninguém mais lembra qual entrega foi.

Detalhes que evitam retrabalho

• Acréscimo com aviso em laranja — quando o aviso aparece ao lado do campo Acréscimo, é porque o valor veio item a item pelo XML da nota, e não pelo rateio. Nesse caso, incluir ou remover item não redistribui o acréscimo. Digitar um valor novo no campo troca tudo pelo rateio proporcional.
• ICMS DIFAL — é calculado a partir do % DIFAL informado em cada item. A fatura do DIFAL é gerada sozinha e não pode ser alterada na mão.
• Lote e validade — produtos controlados por lote têm o botão de editar lote-validade na linha do item. Preencher na entrada evita ter que caçar depois.
• NCM — dependendo da configuração da loja, a entrada por XML atualiza o NCM dos produtos com o que veio da nota.

Quando o sistema não deixa gravar

• “Preencha apenas um dos campos de quantidade!” — informe Qtd ou Qtd Forn, nunca os dois. O sistema converte um no outro.
• “Selecione um fornecedor!” — o fornecedor precisa vir antes dos itens, porque é ele que define a conversão de unidade.
• “Não é possível abrir as informações de quantidade sem um fornecedor na entrada de nota!” — mesma coisa: volte à aba Dados da nota.
• “Já existe uma entrada de nota com mesmo fornecedor, número e série.” — essa nota já foi lançada. Procure em conferir as notas lançadas antes de lançar de novo.
• “Não é permitido entrada de nota sem faturas!” — a opção Entrada de nota apenas com fatura, nas configurações globais, está ligada. Ela vem desligada de fábrica; quando ligada, bloqueia a finalização enquanto não houver conta a pagar vinculada. Monte as parcelas na aba Faturas.
• “Necessário informar uma categoria para a Fatura(s).” — a loja usa categoria obrigatória no financeiro. Preencha a Categoria de cada parcela.
• “Total das Faturas difere do valor total da Nota. Deseja inserir?” — as parcelas não somam o total da nota. Só quem tem a permissão Faturas com Valores Divergentes pode seguir; normalmente o certo é corrigir as parcelas.
• “O Usuário não possui permissão para efetivar contas!” — você marcou alguma parcela como Paga sem ter a permissão de efetivar no financeiro.
• “O desconto não pode ser maior que o total do produto” — revise o desconto do item.
• “Não é possivel salvar um produto sem código de vínculo ou sem preenchimento da coluna unidade recebida” — na vinculação, falta escolher o produto ou a UND. RECEBIDA de alguma linha.
• “Usuário sem permissão para cadastrar de produto” — o + da vinculação cria produto novo, e isso exige a permissão de cadastro de produtos. Peça a alguém que a tenha, ou cadastre o produto antes.
• “Não é possivel executar essa operação, pois não possui um Certificado Digital vinculado.” — a consulta de notas recebidas depende do certificado digital configurado.
• “Não será possível cadastrar as faturas pois não existem contas bancarias registradas.” — cadastre uma conta bancária antes.

O custo mudou muito

Depois de uma entrada com aumento relevante, vale rodar a análise de preços para ver quais produtos ficaram abaixo da margem mínima. Veja como analisar preços e margem.