Notas com numeração faltando

A contabilidade percebe que entre a nota 1500 e a 1502 não existe a 1501, e pergunta o que houve. Isso é normal e tem solução: quando a SEFAZ rejeita uma emissão, aquele número é descartado e o sistema segue para o próximo. A numeração fica com um buraco.

O que a SEFAZ exige é que você declare que aqueles números não serão usados. Isso se chama inutilizar.

1. Levante quais números faltam

   A própria contabilidade costuma enviar a lista. Você também consegue conferir pelos relatórios de notas do período.

2. Confirme que a nota realmente não foi emitida

   O sistema só registra o que foi autorizado. Se o número não aparece em nenhum relatório, ele não virou nota.

3. Abra a inutilização

   Para NFC-e, vá em Outros → Ferramentas CFe e clique em Inutilizar Notas. Para NF-e, o caminho é NFe → Inutilizar.

   

4. Clique em Inutilizar

   A tela que abre primeiro lista as inutilizações já feitas, com série, faixa, data e protocolo. O botão Inutilizar, no alto, cria uma nova.

5. Preencha série, faixa e justificativa

   Série, Início e Fim são obrigatórios — para um número só, repita-o nos dois campos. A Justificativa precisa de no mínimo 15 caracteres e é enviada à SEFAZ: descreva o motivo real, como “numeração descartada por rejeição”.

6. Envie

   Clique em Enviar. Se a faixa tiver notas já emitidas, o SAG avisa e pergunta se deve inutilizar apenas as demais. Concluído, o protocolo aparece na lista.

7. Avise a contabilidade

   Informe quais numerações foram inutilizadas e mande o relatório das notas emitidas no período.

Atenção

Só inutilize numeração que realmente não foi usada. Inutilizar um número de nota já emitida é irregular, e desfazer depois dá muito mais trabalho do que conferir agora.

Por que isso acontece

Rejeição da SEFAZ é a causa mais comum: dado incorreto na nota, instabilidade do órgão, queda de internet no meio do envio. É esperado que aconteça de vez em quando, e por isso existe o procedimento de inutilização.

Se estiver acontecendo com frequência, vale descobrir a causa das rejeições em vez de só inutilizar todo mês: a mensagem devolvida pela SEFAZ diz o motivo, e quase sempre é a tributação de um produto.