Como importar produtos por planilha

A planilha não serve só para cadastrar em massa. Ela é o caminho normal para alterar muitos produtos de uma vez — subir preço de uma linha inteira, acertar NCM, ativar e desativar itens.

O ciclo é sempre o mesmo: exportar, editar, importar. Exportar primeiro não é opcional na prática — é o que garante que a planilha saia no formato exato que a importação espera.

1. Exportar a planilha

1. Abra a consulta de produtos

   Vá em Cadastros → Produtos.

2. Exporte

   No menu Opções → Importar/Exportar Excel, clique em Exportar Excel Produtos. O SAG sugere o nome ProdutosSAG.xlsx e salva em Documentos. Ao terminar, avisa que o arquivo foi gerado.

   

2. O que vem no arquivo

O arquivo traz todos os produtos do cadastro. Ele não respeita o que estiver oculto na listagem: itens inativos e matérias-primas entram mesmo que você tenha marcado para escondê-los na tela.

São três abas:

Aba	O que traz
Produtos	Um produto por linha
Imposto	Os grupos de imposto da loja, um por linha — não é a tributação de cada produto
Listas	Os valores válidos para os campos que só aceitam opções do sistema

Não mexa nos cabeçalhos nem na ordem das colunas

A importação confere a linha de cabeçalho antes de ler qualquer produto. Renomear uma coluna, trocar de lugar ou apagar uma que você não vai usar faz o arquivo inteiro ser recusado. Edite só o conteúdo das células.

Aba Produtos, campo a campo

Coluna	O que é e o que aceita
Código	Código interno do produto. É a chave da importação: existente atualiza, novo cria
Descrição	Nome que aparece no caixa e no cupom
Cod. Barras	EAN da embalagem, lido pelo leitor do caixa
Preço	Preço de venda, em número
Preço Custo	Quanto o produto custa. Alterar aqui grava histórico de custo
Etiquetadora	Se o produto entra na impressão de etiquetas
Validade	Prazo em dias, número inteiro
Un. Medida	Sigla da unidade: UN, KG, LT. Precisa existir no sistema
NCM	Classificação fiscal da mercadoria, 8 dígitos
CEST	Código de substituição tributária, 7 dígitos. Só se aplica a quem tem ST
Imposto Municipal	Percentual do imposto aproximado municipal, para o cupom
Imposto Estadual	Percentual do imposto aproximado estadual
Imposto Federal	Percentual do imposto aproximado federal
Cod. Imposto	Código do grupo de imposto. É o que liga esta linha à aba Imposto
Obs	Observação livre do cadastro
Ativo	Se o produto está disponível para venda
Grupo	Nome do grupo. Nome que não existe cria um grupo novo
Subgrupo	Nome do subgrupo, dentro do grupo acima
Setor de Produção	Departamento que produz o item — usado na impressão por setor
Setor de Venda	Departamento que vende o item
Habilita Observação	Se o atendente pode escrever observação ao lançar
Aceita Ticket	Se o item pode ser pago com vale-refeição
Matéria Prima	Se é insumo de produção, e não item de venda
Produção Controla Estoque	Se a produção baixa estoque deste item
Utiliza Taxa De Serviço	Se o item entra no cálculo dos 10%
Estoque Mínimo	Quantidade que dispara a reposição
Estoque Máximo	Teto de estoque, referência para a compra

Nas colunas de marcação — Etiquetadora, Ativo, Aceita Ticket e as outras de sim ou não — a importação é tolerante: aceita VERDADEIRO e FALSO, SIM e NÃO, 1 e 0, V, S, X. Célula vazia vale como não.

Aba Imposto, campo a campo

Esta aba é o catálogo de grupos de imposto da loja, não a tributação produto a produto. Cada linha é um grupo, e é o Cod. Imposto da aba Produtos que liga um produto ao grupo dele.

Os valores saem por extenso, não em código: onde o sistema guarda o CST “60”, a planilha mostra a descrição correspondente. Ao editar, mantenha o mesmo formato do que já está lá.

Coluna	O que é
Código	Código do grupo de imposto
Descrição	Nome do grupo
CRT	Regime tributário a que o grupo se aplica
CFOP	Natureza da operação
ICMS CST · ICMS Origem · Alíq. ICMS	Situação tributária, origem da mercadoria e alíquota do ICMS
Mod. BC ICMS · Red. BC ICMS	Como a base de cálculo do ICMS é formada e a redução aplicada
Mod. BC ICMS ST · Red. BC ICMS ST · Marg. Vl. Adc. ICMS ST · Alíq. ICMS ST	O mesmo conjunto para a substituição tributária
Alíq. FCP ST · Alíq. FCP ST Ret. · Alíq. ICMS FCP	Fundo de Combate à Pobreza
Mot. Deson. · Cod. Benef. Fiscal · Alíq. Dif.	Motivo de desoneração, benefício fiscal e diferimento
IPI CST · IPI Cod. Enq. · IPI Alíq.	Tributação do IPI
PIS CST · PIS Alíq. · PIS ST Alíq. · PIS BASE % · PIS ST BASE %	Tributação do PIS
COFINS CST · COFINS Alíq. · COFINS ST Alíq. · COFINS BASE % · COFINS ST BASE %	Tributação da COFINS
Class. Tributária · Doação	Classificação do grupo e marcação de doação
Alíq. IBS UF (%) · Alíq. IBS Mun. (%) · Alíq. CBS (%)	Alíquotas do IBS e da CBS, da reforma tributária
Perc. Dif. (%) · Red. Alíq. (%) · Alíq. Efet. (%) · Adc. Rem. IBS (%) · Adc. Rem. CBS (%) · Perc. Créd. Presum. (%)	Diferimento, redução, alíquota efetiva, adicional e crédito presumido
Class. Tributária IS · Alíq. IS (%) · Alíq. Espec. IS	Imposto Seletivo
Class. Tributária Reg. · Alíq. Efet. Reg. IBS UF (%) · Alíq. Efet. Reg. IBS Mun. (%) · Alíq. Efet. Reg. CBS (%)	Regimes específicos
Perc. Dif. IBS (%) · Alíq. Ad Rem IBS · Alíq. Ad Rem Ret. IBS · Perc. Dif. CBS (%) · Alíq. Ad Rem CBS · Alíq. Ad Rem Ret. CBS	Diferimento e alíquotas por quantidade do IBS e da CBS
Cred. Pres. ZFM	Crédito presumido da Zona Franca de Manaus

A aba Imposto é da contabilidade

Nenhum desses valores se descobre por tentativa: eles vêm do seu contador, e errar um faz a nota ser rejeitada. Na prática, quem usa a planilha para o dia a dia mexe na aba Produtos e, no máximo, troca o Cod. Imposto de um produto para o grupo certo.

3. Editar no Excel

Abra o arquivo, altere o que precisa e salve em .xlsx.

A coluna Código é a chave: é por ela que o SAG encontra o produto. Código que já existe tem o cadastro atualizado; código que não existe vira produto novo. Por isso, nunca reescreva a coluna Código de uma planilha exportada — trocar um código transforma uma correção em duplicata.

Para acrescentar produtos, some linhas no fim com códigos que ainda não existem.

Nos campos que só aceitam certos valores — unidade, grupo, subgrupo, setor — copie da aba Listas. Digitar “Bebidas” onde o sistema tem “BEBIDAS” cria um grupo novo em vez de usar o que existe.

4. Importar de volta

1. Feche o arquivo no Excel

   Arquivo aberto em outro programa faz a importação parar com aviso. É o erro mais comum, e o mais fácil de evitar.

2. Escolha Importar Excel Produtos

   No mesmo menu Opções → Importar/Exportar Excel, e selecione o arquivo.

3. Marque o que deve ser atualizado

   Aqui está o coração da importação: uma janela lista os campos separados em Informações, Impostos, Estoque e Grupos, e só o que estiver marcado é gravado. O resto da planilha é ignorado, mesmo que tenha conteúdo.

   Vai só corrigir preço? Marque Preço e nada mais. Assim uma descrição que alguém alterou sem querer no Excel não entra junto.

   

4. Confira a prévia

   A tela seguinte mostra o que foi lido do arquivo, com os erros por linha quando houver — cada um apontando a linha, o código do produto e o campo com problema. Revise antes de gravar.

5. Salve

   Clique em Salvar para aplicar as alterações.

Teste com dez produtos antes

Filtre um punhado de itens, exporte, altere, importe e confira o resultado no cadastro e numa venda de teste. Descobrir agora que a coluna errada foi marcada custa minutos; descobrir depois de mil produtos custa um dia.

Cuidados com o Excel

NCM e códigos numéricos perdem o zero à esquerda. O Excel trata a célula como número e come o primeiro dígito. Formate essas colunas como texto antes de editar e confira se o NCM ficou com 8 dígitos. O CEST já sai como texto na exportação, justamente por isso.

Salve sempre em .xlsx. Outros formatos não são aceitos na hora de escolher o arquivo.

Importação é permissão à parte. Se a opção não abrir, seu usuário não tem a permissão de alteração de produtos por importação de Excel.

Códigos de barras

O mesmo menu tem Importar Excel Cód Vinculados e Exportar Excel Cód. Vinculados, para os códigos adicionais de cada produto. É outro arquivo, com o mesmo ciclo de exportar, editar e importar. Veja como usar mais de um código de barras.