Como incluir uma conta a pagar

Toda despesa da loja — aluguel, fornecedor, energia, imposto — entra no SAG como uma conta a pagar. Depois de lançada, ela aparece no extrato, entra no fluxo de caixa e pode ser paga com um clique quando chegar o vencimento.

Passo a passo

1. Abra a tela de contas a pagar

   No menu principal, clique em Financeiro e depois em Contas a Pagar.

   

2. Inicie um novo lançamento

   Clique em Novo. A janela abre na aba Informações, que é onde ficam os dados principais da conta.

3. Descreva a conta

   Preencha a Descrição com algo que você reconheça depois no extrato, como “Aluguel março” ou “Distribuidora de bebidas — nota 4521”. O campo é obrigatório e aceita até 200 caracteres.

4. Escolha a conta bancária e a espécie

   Selecione a Conta Bancária de onde o dinheiro vai sair e a Espécie, que é a forma de pagamento (dinheiro, boleto, transferência).

5. Informe o fornecedor

   Digite o nome no campo Fornecedor para buscar um cadastro existente. Se ainda não houver, use o botão + ao lado do campo para cadastrar na hora, sem perder o que já foi digitado.

6. Escolha a categoria

   A Categoria classifica a despesa nos relatórios gerenciais e no DRE, então vale escolher com cuidado. Se o fornecedor tiver categoria padrão no cadastro, o campo já vem preenchido — confira mesmo assim.

   

7. Preencha os valores e as datas

   Informe o Valor, que precisa ser maior que zero, a Data de Vencimento e a Data de Competência.

   A data de vencimento é quando a conta precisa ser paga. A de competência é o mês a que a despesa se refere — elas nem sempre são iguais, e é a competência que organiza o DRE. A conta de energia que chega em abril referente a março vence em abril, mas tem competência de março.

8. Amarre à nota fiscal, se houver

   Se a conta veio de uma nota, preencha NF Serie (até 3 dígitos), NF Número (até 9 dígitos) e Boleto. Os dois primeiros aceitam só números. Esses campos facilitam encontrar a conta depois e conferir com a contabilidade.

9. Registre o que mais precisar saber depois

   Use a Observação para o detalhe que não cabe na descrição: condição negociada, número do pedido, nome de quem autorizou.

10. Se a despesa se repete, gere as parcelas

    Abra a aba Repetições e marque Repetir. Escolha a frequência — diariamente, semanalmente, quinzenalmente, mensalmente, semestralmente ou anualmente — e quantas vezes a conta deve se repetir.

    A grade abaixo mostra cada parcela que será criada, com descrição, número da parcela, data, valor e boleto. Confira antes de salvar: tudo, menos o número da parcela, dá para ajustar linha a linha — útil quando o boleto de cada mês tem um número diferente.

    

11. Salve

    Clique em salvar para gravar a conta como pendente. Se você já está pagando neste momento, use salvar e efetivar: o SAG grava e marca como paga de uma vez só.

    Acima de 12 repetições o sistema pede confirmação, para evitar que um erro de digitação crie contas por anos a fio.

Deixe pendente até o dinheiro sair

Só efetive quando o pagamento acontecer de verdade. É isso que faz o fluxo de caixa mostrar o que ainda está por pagar. Veja como efetivar uma conta.

Alterar uma conta já salva

Abra a conta pelo extrato e altere o que precisar. Duas coisas mudam de comportamento aí:

• Uma conta já efetivada pode voltar ao estado anterior pelo botão aguardando, que só aparece quando a conta está efetivada.
• Se você trocar a categoria de uma conta que tem parcelas, o SAG pergunta se deve alterar a categoria das repetições também.

Quando o sistema não deixa salvar

• “Preencha a descrição corretamente, limite máximo de 200 caracteres.” — descrição vazia ou longa demais.
• “Selecione o Favorecido/Credor.” — a loja está configurada com Fornecedor/Cliente Obrigatórios ligado nas configurações globais.
• “Selecione uma categoria.” — mesma coisa, com a opção Categoria Obrigatória.
• “O valor da conta a pagar deve ser maior que zero (0).” — revise o campo Valor.
• “NF Serie inválida.” ou “NF Número inválido.” — esses campos só aceitam números.
• “Data … fora do período contábil.” — a data escolhida cai num mês já travado. Veja como bloquear um período já fechado.