Como organizar as categorias financeiras

A categoria é o que transforma uma lista de lançamentos em informação. Sem ela, você sabe que saíram R$ 40 mil no mês; com ela, sabe quanto foi de mercadoria, de folha, de aluguel e de imposto.

Como a tela funciona

Em Financeiro → Categorias a tela é dividida em duas: a árvore de categorias, à esquerda, e o painel Dados da categoria, à direita. Enquanto nada estiver selecionado, o painel só mostra o aviso pedindo para escolher uma categoria na árvore.

As categorias são hierárquicas: tudo nasce dentro de Todos, a categoria raiz no topo da árvore, e cada categoria pode ter quantas subcategorias você precisar. Quando você seleciona uma, o painel mostra o caminho completo dela — Todos › Bebidas, por exemplo — logo abaixo do título.

Um recorte típico de restaurante:

Custos
  Mercadoria para revenda
  Insumos de produção
Despesas fixas
  Aluguel
  Energia
  Internet
Pessoal
  Salários
  Encargos

Criar uma categoria

1. Selecione onde ela vai ficar

   Clique na árvore sobre a categoria que será a mãe da nova. Para uma categoria de primeiro nível, selecione Todos, no topo da árvore.

2. Crie a subcategoria

   Clique no botão + da barra de ferramentas, ou clique com o botão direito sobre a categoria e escolha Nova subcategoria. O painel da direita abre em branco, pronto para preencher.

3. Dê o nome

   Em Descrição, use o nome que a equipe reconhece — “Aluguel”, “Mercadoria para revenda”, “Encargos”. São até 100 caracteres.

4. Ligue ao DRE

   Em Tipo DRE, escolha a linha do relatório de DRE em que os lançamentos dessa categoria devem ser somados: Receitas, (-) Custo de Produtos, (-) Despesas Administrativas, (-) Funcionários e assim por diante. Os nomes são os mesmos que aparecem no relatório.

   Se a categoria não deve entrar no DRE — como as de transferência entre contas — deixe Nenhum.

5. Salve

   Clique em Salvar, no rodapé do painel. Cancelar descarta as alterações e mantém a categoria como estava.

Reorganizar a árvore

Para mover uma categoria de lugar, arraste-a sobre a nova categoria mãe. Ela vai junto com todas as subcategorias.

O botão de recarregar, na barra de ferramentas, atualiza a árvore — útil quando alguém mexeu nas categorias em outro computador.

Combine antes com a contabilidade

O Tipo DRE define como o resultado é apurado. Vale montar essa parte junto com quem faz a contabilidade da loja — mudar a classificação depois desorganiza a comparação entre meses.

Aplicar uma categoria em vários produtos

A categoria financeira também pode ser gravada no cadastro dos produtos, e a tela faz isso em lote.

1. Selecione a categoria

   Clique na categoria que deve ser gravada nos produtos.

2. Abra a aplicação em lote

   Clique no botão de caixas na barra de ferramentas, ou use Aplicar em produtos… no menu do botão direito.

3. Escolha o grupo

   Selecione o grupo — e, se quiser afinar mais, o subgrupo — de produtos que vai receber a categoria.

4. Confirme

   O SAG mostra exatamente o que vai fazer antes de executar, e no fim informa quantos produtos foram alterados. A categoria que esses produtos tinham antes é substituída.

Cadastrar durante o lançamento

Faltou a categoria na hora de lançar uma conta? O botão + ao lado do campo Categoria abre esta mesma tela, sem perder o que já foi digitado.

Renomear e excluir

Renomear é seguro: basta selecionar a categoria, mudar a Descrição e salvar. Os lançamentos antigos acompanham o novo nome.

Excluir é diferente. A opção Excluir, no botão de lixeira ou no menu do botão direito, apaga a categoria e todas as subcategorias dentro dela — o sistema avisa quando é esse o caso. Para categoria que já foi usada em lançamentos, prefira renomear ou simplesmente parar de usar.

Todos é o único item que não pode ser alterado nem excluído. Ele existe só para segurar a árvore.