Como fazer o inventário

O inventário é a contagem física comparada com o saldo do sistema. Feito com método, é o que devolve a confiança no estoque; feito na correria, vira uma fonte nova de erro.

Antes de começar

1. Lance todas as entradas pendentes

   Nota de fornecedor que chegou e não foi lançada aparece como falta na contagem. Confira em como conferir as notas lançadas.

2. Escolha um momento sem movimento

   Antes de abrir ou depois de fechar. Contar com venda acontecendo produz diferença que não existe.

3. Divida por área

   Conte por grupo ou por depósito, com a loja organizada. Duas pessoas por área, uma contando e outra anotando, erram menos.

Fazendo a contagem

1. Abra o inventário

   Vá em Estoque → Inventário.

   

2. Escolha o estoque e a data de referência

   Selecione o Estoque — o local que será inventariado — e a Data Ref., que define contra qual saldo a contagem é comparada. É a escolha que cria o inventário, então vem antes de tudo.

   A data não pode ser futura, e não pode ser anterior à de um inventário já existente.

3. Filtre o que vai contar

   Na aba Filtros, restrinja por Grupo, Sub Grupo, Dep. Venda ou Dep. Produção e clique em pesquisar. Marque Apenas Produtos Ativos para não perder tempo com item fora de linha.

   O campo Filtro é diferente dos outros: ele só procura pela descrição dentro da lista que já está na tela, para você achar um produto rápido. Não muda quais produtos entram no inventário.

4. Lance as quantidades

   Percorra a lista preenchendo Nova Qtd. com o que foi contado. Os botões selecionar tudo e desselecionar tudo ajudam a marcar o que entra na conta.

   Para contar com leitor, use Opções → Lançamento por Código de Barras: você bipa e digita a quantidade, sem procurar na lista. Se a contagem veio de um coletor de dados, use Opções → Lançamento por arquivo de texto, explicado abaixo.

5. Salve o andamento

   Se a contagem for longa, use Salvar e Sair: o trabalho fica guardado e o estoque não é alterado. Ao abrir a tela de novo, o SAG pergunta se você quer retomar o inventário pendente.

6. Processe

   Ao terminar, Salvar e Processar aplica as diferenças e acerta o estoque. Só aí a movimentação acontece de verdade.

Produto deixado em zero tem o estoque zerado

Antes de processar, o SAG avisa quantos produtos estão com quantidade zero e que esses produtos terão seus estoques zerados. Leia esse aviso com atenção: se você filtrou por um grupo e não contou tudo dele, os itens em branco entram como zero e o saldo se perde. Na dúvida, responda que não e confira a lista.

Confira as diferenças grandes antes de processar

Uma diferença muito acima do normal costuma ser erro de contagem ou de unidade — contar caixa quando o cadastro é em unidade, por exemplo. Recontar cinco itens leva minutos; um estoque processado errado contamina os relatórios por meses.

Contagem trazida de um coletor

Opções → Lançamento por arquivo de texto importa um .txt com a contagem. Ao escolher o arquivo, o SAG pergunta em qual dos dois formatos ele está:

Com quantidade — um produto por linha, código e quantidade separados por vírgula, ponto e vírgula ou espaço:

111111111,3
22222222,1
33333333,2

Sem quantidade — só os códigos, cada leitura contando uma unidade. Podem vir separados por vírgula, ponto e vírgula ou um por linha:

111111111,22222222,33333333

No fim, o SAG informa quantos produtos entraram, quantos não foram encontrados e quantas linhas estavam com formatação errada. Os códigos que ele não achou saem em um arquivo à parte, com o mesmo nome do original e o sufixo -erros, na mesma pasta — é por onde você descobre o que ficou de fora.

Salvar e processar são permissões separadas

Salvar Inventário e Processar Inventário são duas permissões diferentes. Isso permite montar a rotina do jeito certo: quem conta salva, e quem confere processa. Se aparecer “O usuário não tem permissão para processar inventários.”, é essa divisão funcionando — o trabalho não foi perdido, está salvo aguardando quem processa.

Depois do inventário

Diferenças relevantes têm causa, e vale investigar as principais: venda com código trocado, entrada não lançada, perda não registrada ou ficha técnica errada. Inventário que “sempre dá diferença” é sinal de um desses problemas rodando solto no dia a dia.

Quando o sistema não deixa seguir

• “A data de referência do inventário não pode ser superior a data de hoje!” — inventário é contagem do que existe agora; não dá para datar no futuro.
• “Já existe um inventário com data de referência superior a data informada.” — há um inventário mais novo. Contar para trás reescreveria um saldo já apurado.
• “Produto: X não encontrado!” — no lançamento por código de barras, o código bipado não existe no cadastro.
• “O código do produto/barras deve ser preenchido!” — o campo de código está vazio.
• “A quantidade informada para um ou mais produtos ultrapassa o limite permitido pelo sistema.” — quase sempre é dígito repetido na digitação. Procure a quantidade absurda na lista.