Como consultar a situação de uma nota

Quando o cliente questiona uma nota, ou a contabilidade aponta divergência, o caminho depende do tipo de documento. Nota do consumidor e nota para empresa ficam em telas diferentes.

NFC-e: a nota do consumidor

Documento por documento, o caminho mais direto é a consulta de vendas — é lá que aparecem o número, a chave e o status de cada uma.

1. Abra a consulta de vendas

   Vá em Relatórios → Consultas, na aba Vendas, e informe o período.

   

2. Localize a nota

   Filtre por nCFe — o número do cupom —, pelo Código Venda ou pela Chave. Também dá para filtrar por valor.

3. Leia o Status

   A coluna Status diz o estado da emissão: Normal transmitida no fluxo normal, Contingência emitida com a SEFAZ fora e já transmitida, e Pendente Contingência ainda não transmitida. Essa última tem o botão de reenviar na própria linha — veja como emitir e acompanhar a NFC-e.

4. Copie a chave, se precisar

   Clique com o botão direito na coluna Chave e escolha Copiar chave. Da mesma linha saem também a reimpressão e o XML daquela venda.

Linha sem status é venda sem nota de consumidor

Venda que não gerou NFC-e aparece com Status, NCFE e Chave vazios, e sem o botão de XML na linha. Se você esperava nota naquela venda, é aí que a investigação começa.

Pela relação do período

Para a visão do mês — canceladas, inutilizadas, contingência —, use Relatórios → Notas, com NFCe em Forma de Emissão. Cada aba responde uma coisa: Geral lista o que foi emitido, Canceladas o que foi cancelado, Inutilizadas as numerações declaradas como não usadas e Contingência o que saiu fora do fluxo normal.

Na aba Geral, escolha Sem agrupamento (exibe nota a nota) em Agrupamento de Nota: com Total por dia o relatório traz uma linha por dia e você não encontra o documento específico.

Chave de acesso

É o número de 44 dígitos impresso no cupom. Com ela dá para consultar a nota no site da SEFAZ, o que é útil quando o cliente quer conferir por conta própria — e é a prova de que o documento existe perante o órgão, não só no sistema.

NF-e: a nota para empresa

A situação de cada NF-e fica no gerenciador, com a cor da linha indicando o estado: verde autorizada, amarelo em processamento, vermelho rejeitada e cinza cancelada. Passando o mouse sobre uma linha vermelha, aparece o motivo da rejeição. Veja como gerenciar as notas emitidas.

A nota está na SEFAZ e não está no SAG

Acontece quando a loja emitiu por outro caminho, ou quando a venda foi perdida antes de o XML ser guardado. Em São Paulo, o SAG consulta a lista de notas direto no órgão e mostra o que está faltando.

1. Abra a consulta online

   Vá em Outros → Ferramentas CFe, na aba Consulta Online - NFCe SP. Ela só aparece para lojas de São Paulo.

   

2. Informe o período e clique em Consultar

   A tela já vem com o mês anterior preenchido. A lista traz Chave de Acesso, Número, Mês/Ano e Situação.

3. Leia a legenda de cores

   A Situação aqui compara a SEFAZ com o SAG, e não diz se a nota foi autorizada:

   • Verde — No SAG: a nota já está no sistema, nada a fazer.
   • Amarelo — Cancelada: já consta como cancelada e não pode ser reimportada.
   • Vermelho — Fora do SAG: existe na SEFAZ e falta no sistema.

4. Clique em Importar NFCe

   O botão só habilita quando há nota vermelha. O SAG baixa os XMLs e guarda essas notas sem vínculo com venda — é o suficiente para a contabilidade, mas elas não voltam a compor o faturamento.

Confirme antes de importar

A importação pergunta quantas notas serão trazidas. Confira o número: notas de um período já entregue à contabilidade mudam o pacote de XMLs daquele mês, e vale avisar quem faz a escrituração.