Como efetivar uma conta a pagar

Efetivar é o ato de dizer ao sistema que a conta foi realmente paga ou recebida. Enquanto isso não acontece, ela continua como pendente no extrato e no fluxo de caixa. O caminho é o mesmo para conta a pagar e conta a receber — muda só o sinal do valor.

Efetivar uma conta

1. Encontre a conta

   Vá em Financeiro e depois em Extratos. Filtre pelo que precisa e localize a conta na listagem.

2. Abra a efetivação

   Clique no botão Efetivar da linha. A janela mostra a descrição, o valor e o vencimento apenas para conferência — esses campos não são editáveis aqui.

   

3. Confira a data real do pagamento

   O campo Pagamento já vem preenchido com a data de vencimento. Troque pelo dia em que o dinheiro realmente saiu ou entrou, que nem sempre é o mesmo. É essa data que o extrato e a conciliação usam.

4. Escolha a conta bancária

   Selecione a Conta Bancária movimentada. O campo é obrigatório: sem ele o SAG não deixa efetivar, e a conciliação bancária depois não fecha. A lista traz só as contas ativas.

5. Lance juros ou desconto, se houver

   Pagou atrasado? Informe o valor em Juros/Multa. Conseguiu abatimento? Use Desconto. Nenhum dos dois aceita valor negativo, e o desconto não pode passar do valor da conta somado aos juros.

   O campo Total se atualiza sozinho enquanto você digita e mostra quanto realmente passou pela conta.

6. Confirme

   Clique em Efetivar.

Quando o cliente paga só uma parte

O pagamento parcial resolve o caso clássico: a conta é de R$ 1.000, chegaram R$ 400 e o resto fica para depois.

1. Marque a opção

   Na mesma janela de efetivação, marque Pagamento parcial. Aparecem dois campos novos e o botão passa a se chamar Salvar Parcial.

2. Informe quanto entrou

   Digite em Valor Parcial o que foi pago agora. O Valor Restante é calculado sozinho e não pode ser editado.

   O valor parcial precisa ser maior que zero e menor que o total da conta. Se for o valor inteiro, não é parcial — desmarque a opção e efetive normalmente.

3. Salve

   Clique em Salvar Parcial.

O SAG então divide a conta em duas: a original passa a valer o que foi pago e fica com status de paga, e uma nova conta nasce com o valor restante, em aberto. As duas ganham [PARCIAL] na frente da descrição, para você reconhecer no extrato.

A conta restante mantém o vencimento original

A parte que ficou para depois herda a mesma data de vencimento da conta original. Se o vencimento já passou, ela aparece como vencida no mesmo instante. Combinou nova data com o cliente ou com o fornecedor? Abra a conta restante e altere o vencimento.

Efetivar várias contas de uma vez

É o caminho para o pagamento semanal dos fornecedores, quando são dez boletos que saem no mesmo dia e da mesma conta.

1. Ligue a seleção múltipla

   No extrato, abra o menu Opções e marque Modificar Varios. Cada linha ganha uma caixa de seleção.

2. Selecione as contas

   Marque as contas que serão pagas. O rodapé mostra o Total Selecionado enquanto você escolhe — vale conferir antes de seguir.

3. Abra a efetivação em lote

   Clique em Efetivar Vários e confirme. Contas já pagas e transferências bancárias saem da seleção sozinhas.

4. Defina a data e a conta

   Informe a Data Pagamento. Se todas saíram do mesmo banco, marque Aplicar a mesma conta bancária para todas as contas listadas e escolha a conta uma única vez.

5. Ajuste linha a linha, se precisar

   A grade lista descrição, vencimento e valor de cada conta, e deixa você informar Acrescimo, Desconto e Valor Pago em cada linha. Os rodapés Total Valor, Total Acréscimos, Total Descontos e Total Pago somam tudo.

6. Confirme

   Clique em Efetivar.

Conta agrupada vai inteira

Se uma das contas selecionadas faz parte de um agrupamento, o SAG traz as demais contas daquele agrupamento junto — agrupamento é pago por inteiro, não pela metade.

Desfazer uma efetivação

Efetivou por engano? Selecione a conta no extrato e use o botão Voltar status, ou abra a conta e clique em aguardando. O botão só aparece em contas já efetivadas, e a conta volta a contar como pendente no fluxo de caixa.

Quando o sistema não deixa efetivar

• “Obrigatório o preenchimento de conta bancária!” — falta escolher a conta no campo Conta Bancária.
• “Data de pagamento fora do período contábil!” — a data escolhida cai num mês já travado. Veja como bloquear um período já fechado.
• “O desconto não pode ser maior que o juros mais o valor!” — revise o desconto digitado.
• “Você não tem permissão para efetivar a conta!” — falta a permissão Efetivar Contas no seu usuário.