Como tirar o relatório de notas para a contabilidade

Todo mês a contabilidade pede duas coisas diferentes, e vale não confundir: os arquivos XML das notas e o relatório com a relação delas. Este artigo trata do segundo.

1. Abra o relatório de notas

   Vá em Relatórios → Notas → Geral.

   

2. Informe o período

   No bloco Período, normalmente do primeiro ao último dia do mês fechado.

3. Defina o agrupamento

   Em Agrupamento de Nota, escolha entre Total por dia, que entrega uma linha por dia, e Sem agrupamento (exibe nota a nota), que lista cada documento.

   Pergunte antes à contabilidade qual formato ela quer. Enviar mais do que o pedido costuma gerar retrabalho dos dois lados.

4. Escolha o tipo de documento

   Em Forma de Emissão, selecione NFCe, NFe ou Ambas.

5. Gere

   Clique em gerar relatório.

As outras abas

Geral é a relação que a contabilidade costuma pedir, e é a mais simples de todas. As demais respondem perguntas específicas e têm filtros próprios — tipo de movimentação, finalidade da NF-e, status e estabelecimento aparecem conforme a aba:

Aba	Para que serve
Produtos	O que foi vendido, item a item, dentro das notas
Impostos	Os tributos apurados no período
CFOP	As operações somadas por código fiscal
Canceladas	As notas canceladas
Inutilizadas	As numerações inutilizadas
Contingência	O que foi emitido em contingência e o que ainda está pendente de transmissão
Recebidas	As notas emitidas contra o seu CNPJ

Confira a aba Contingência antes de fechar o mês

Nota emitida em contingência que nunca foi transmitida fica pendente com a SEFAZ e não aparece na apuração. Uma passada nessa aba no fim do mês evita a descoberta tardia.

Se der erro ao gerar

Em períodos com muitas notas, mude o Agrupamento de Nota para Sem agrupamento (exibe nota a nota) e gere de novo. É o ajuste que resolve a maioria dos casos.

Persistindo, quebre em intervalos menores — duas quinzenas em vez do mês inteiro.

Os números não batem com a contabilidade

Antes de suspeitar do sistema, confira:

• Canceladas entram no relatório dela e podem não estar no seu, ou o contrário.
• Numeração pulada não é nota faltando; é rejeição da SEFAZ, e a numeração precisa ser inutilizada. A aba Inutilizadas mostra quais já foram.
• Tipos diferentes de documento — NFC-e, NF-e e CF-e — precisam ser somados separadamente.

Combine o formato uma vez

Vale alinhar com a contabilidade, uma única vez, exatamente quais filtros usar. Anote e repita todo mês: acaba a discussão recorrente sobre o que foi enviado.